Приёмы и их организация

Наиболее часто приём носит политический характер, поскольку на нём происходит встреча представителей иностранных государств.

Кроме представительского значения приёмы являются важнейшим средством установления, поддержания и развития международных и межцерковных контактов. Приёмы проводятся в ознаменование каких-либо событий: церковных, национальных праздников своего государства, его важнейших юбилейных дат, событий отмечаемых всей страной, тезоименитство или интронизация Главы Церкви и т.п. Приёмы проводятся в порядке оказания почести или гостеприимства отдельным лицам — гостям РПЦ или прибывшей в страну делегации другой Церкви.

Приёмы проводятся также независимо от каких-либо событий, в порядке повседневной работы. В практике такие приёмы являются наиболее распространёнными. Немногочисленные по количеству приглашённых лиц, эти приёмы представляют собой удобную возможность для укрепления и расширения связей, установления более близких контактов, и т.д.

Виды дипломатических приёмов и их характеристика

а) «Бокал шампанского». Этот вид приёма в настоящее время наиболее распространен. Он начинается в 12 и заканчивается к 13 часам. Устраивается по случаю национального праздника, в честь делегации, по случаю окончательного отъезда гостей и т.п. Во время такого приёма подаётся только шампанское, но возможна подача коньяка, водки и вина. Подача закуски не обязательна, но и не будет ошибкой.

Этот вид приёма очень удобен, так как занимает меньше времени на его проведение и на подготовку. Но он менее почётен, чем другой вид приёма, например «коктейль».

б) «Завтрак» устраивается в промежутке времени между 12 и 15 часами. Наиболее распространенное время начала завтрака — от 12 до 13 часов. Намечать завтрак на более позднее время нецелесообразно и не принято, так как слишком большим будет разрыв между утренним и дневным завтраком. Меню завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев и состоит из одного – двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. В некоторых странах меню завтрака ограничивается одной закуской, одним горячих блюдом (большей частью мясным) и десертом. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято, хотя подача их не будет являться ошибкой. После завтрака предлагается кофе или чай.

Перед завтраком подается аперитив: водка, коньяк, сухое вино.

К холодным закускам гостям предлагается водка или настойка (охлажденные), к рыбному блюду — сухое белое вино (охлажденное), к мясному — сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту — шампанское (охлажденное), к кофе — коньяк или ликёр. Во время всего завтрака подается минеральная вода, а иногда и соки.

После того, как все гости поели, хозяин первый встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе или чай. Продолжительность завтрака — 1-1,5 часа (примерно 45-80 минут за столом и 15-30 минут за кофе или чаем). Инициатива ухода с завтрака — за главным гостем.

Форма одежды гостей на завтраке — в большинстве случаев повседневный костюм. Обычно форма одежды указывается в приглашении.

в) «Чай» устраивается между 13 и 18 часами, как правило, только для женщин (т.е. жён международных деятелей). Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин.

Для чая накрывается один или несколько столов в зависимости от количества приглашённых лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и минеральная вода. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве.

Продолжительность чая — 1-1,5 часа.

г) «Жур фикс» — этот вид приёма устраивается обычно жёнами международных деятелей один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета), приглашения на такие приёмы («среды», «четверги», «пятницы») рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. Получившие приглашение на «жур фикс» могут приходить на него без дополнительных приглашений. Но времени проведения и угощению и форме одежды этот приём не отличается от чая. Иногда такие приёмы носят форму музыкальных, кино или литературных вечеров. На приёмы «жур фикс» приглашаются также мужчины. «Жур фикс» проводятся и учреждениями.

д) Приёмы типа «коктейль» или «а ля фуршет»[4] начинаются в промежуток времени от 17 до 18 часов (в 17, 17.30, в 18) и длятся два часа. Угощение — различные холодные закуски и кондитерские изделия. Фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. Угощение не должно быть обильным. На приёмах такого типа спиртные напитки выставляются на столах или, будучи разлитыми в бокалы, разносятся официантами, иногда в одном из залов устраивается буфет, где официанты разливают напитки для желающих.

В конце приёма может быть подано шампанское, затем кофе. Приёмы типа «коктейль» или «а ля фуршет», как сказано выше, проводятся стоя. Гости подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки и отходят от столов, чтобы дать возможность подойти к ним другим гостям. Столы с угощением рекомендуется ставить не в середине зала или комнаты, а вдоль стен с небольшими промежутками от стен для обслуживающего персонала. Центр зала или комнаты должен быть предоставлен гостям.

Форма одежды на этом виде приёма — повседневный костюм или в зависимости от конкретного случая и указания на этот счет в приглашении.

е) «Обед» — наиболее почётный вид приёма. Он начинается в промежуток времени от 20 до 21 часа (в 20, 20.30 и в 21). Меню обеда в зависимости от местных традиций — одна-две холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай.

Вина — такие ж, как и на завтраке. Перед обедом гостям предлагается аперитив: водка, коньяк, сухое вино, соки.

Обед длится обычно 2-3 часа или больше, при этом за столом — примерно час, остальное время — в гостиных.

Форма одежды (указывается в приглашении) — для духовенства — повседневная с головным убором (клобук, камилавка), для мирян — черный костюм, для женщин — вечернее платье.

ж) В некоторых официальных случаях сразу же после «обеда» проводится приём типа «коктейль» или «а ля фуршет». Это самый почётный вид приёма, гости, присутствовавшие на обеде, по его окончании направляются на приём типа «коктейль» или «а ля фуршет», на который уже собрались гости, приглашённые только на этот приём. Такое сочетание двух приёмов организуется преимущественно в связи с пребыванием в стране иностранного церковного или государственного деятеля самого высокого положения или иностранной делегации, возглавляемой таким лицом, в честь которых дается обед. Форма одежды — такая же, как и на обеде.

з) «Обед-буфет». Этот вид приёма от обычного обеда отличается следующими особенностями: гости рассаживаются за отдельными столами по 5-6 человек, угощение — по принципу самообслуживания. Гости сами берут кушанья, которые стоят на отдельном столе. Этот вид приёма менее официален, нежели обычный обед.

Форма одежды — в зависимости от указания в приглашении.

и) «Ужин» начинается       в 21 час и позднее, меню ужина и вина — такие же, как на обеде.

Форма одежды для мирян мужчин — черный костюм, для женщин — вечернее платье.

Ужин отличается от обеда только временем начала его — не раньше 21 часа.

к) Разновидностями приёмов являются киносеансы, музыкальные и литературные вечера, вечера дружбы и т.д. Эти перечисленные мероприятия, как правило, сопровождаются легким угощением. Форма одежды для таких мероприятий — повседневный костюм или платье.

Организация приёмов

Любой приём должен быть подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приёма входят: выбор вида приёма, составление списка приглашённых лиц, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде, ужине), составление меню, подготовка помещений, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приёма.

Выбор вида приёма

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить приём, избирается вид приёма, однако всегда необходимо учитывать протокольные традиции. Эти традиции помогут в выборе вида приёма.

Составление списков приглашённых

Одним из важнейших элементов организации приёма является составление списков гостей. Приглашение на приём, как уже подчёркивалось, всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего приём. Составитель списка прежде всего должен определить общее количество гостей, которое предполагается пригласить на приём. Это количество не должно превышать номинальных возможностей обслуживания и размеров помещения, где будет проходить приём; при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приёме. Этот процент может быть выше или ниже, в зависимости от вида приёма и повода, по которому он устраивается.

В список гостей с иностранной стороны прежде всего включаются официальные представители властей и Церквей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности. На приёмы (завтраки, обеды и т.п.), проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными друг другу взглядами и позициями. Чтобы такие приёмы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц, связанных взаимной дружбой и интересами.

Протокольная служба систематически и тщательно должна проверять свои списки приглашаемых на приёмы и вносить в них изменения. Иначе возможны досадные ошибки, вроде посылки приглашения с неправильным указанием сана, служебного положения приглашаемого или, еще хуже, умершему. Вызывает недоумение посылка холостяку приглашения прийти на приём с супругою и т.п. должно быть правильным написание инициалов и фамилий приглашаемого.

Приглашения и рассылка их

Приглашения на приём желательно направлять на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашённого, его сан и должность пишутся от руки или на машинке, но предпочтительнее от руки. Для особо важных приёмов заказываются специальные бланки, на которых на верху бланка, указано, по какому случаю проводится приём, например:

«По случаю дня тезоименитства Святейшего Патриарха».

«По случаю Дня Победы».

Эти формы могут быть указаны и в самом тексте пригласительного бланка (но не повторно). Формы пригласительного бланка следующие:

При организации завтраков, обедов и других приёмов с рассадкой гостей за столом в приглашении, как указано выше, содержится просьба ответить (RSVP или «просьба ответить»). В случаях, когда завтрак или обед дается в честь высокопоставленного лица, приглашение ему посылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р. m.», или «для памяти», или «to remind», или «pour memoire».

Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее, чем за две-три недели до приёма. Посылка за более короткий срок может привести ко многим отказам ввиду принятия приглашений, присланных ранее. В зависимости от конкретных обстоятельств приглашения рассылаются с курьером или, что крайне редко, почтой. Приглашения официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

Ответ на приглашение

Во всех случаях, когда в полученном приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приёма оставлены незачеркнутыми буквы

RSVP или фраза «Просьба ответить», необходимо заблаговременно по телефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа или запоздалость его рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. В случае если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем вообще не давать ответа или затягивать его.

На приглашение, на котором (на бланке приглашения) написаны буквы RSVP, форма письменного положительно ответа следующая (в третьем лице, без подписи):

«Митрополит Минский и Белорусский Филарет, Председатель Отдела внешних церковных сношений Московского Патриархата благодарит Чрезвычайного и Полномочного Посла (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на обед (дата и час), которое с удовольствием принимает».

Форма отрицательного ответа следующая:

«Сотрудник Отдела внешних церковных сношений Московского Патриархата И. Иванов благодарит Чрезвычайного и Полномочного Посла (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на обед (дата и час), на котором, к сожалению, не сможет быть ввиду ранее принятого другого приглашения».

«Сотрудник Отдела внешних церковных сношений Московского Патриархата благодарит Чрезвычайного и Полномочного Посла (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на завтрак (дата и час), на котором, к сожалению, не сможет присутствовать, так как в этот день будет вне города».

«Сотрудник Отдела внешних церковных сношений Московского Патриархата и М. Петрова благодарит Советника Посольства (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на обед-буфет (дата и час), которое протоиерей Александр Петров с удовольствием принимают. К сожалению, М. Петрова, будучи нездоровой, не сможет присутствовать на обеде-буфете».

Состоящие в супружестве, если они приглашены вместе, дают общий ответ на приглашение.

После того как был дан положительный ответ на приглашение, посещение завтрака, обеда, ужина, или другого вида приёма является обязательным. Лишь в самом крайнем случае, если возникли какие-либо непредвиденные и срочные обстоятельства, препятствующие посещению данного приёма, от него можно отказаться, но обязательно с заблаговременным извещением об этом хозяина приёма. В этом случае рекомендуется послать ему личное письмо.

Приход на приём и уход с приёма

На завтрак, обед, ужин или другой вид приёма, в приглашении на который содержится «просьба ответить» (RSVP), следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено несколько представителей, и они являются на завтрак, обед или ужин не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приёмы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и конца приёма (17.00-19.00; 18.00-20.00 и т.д.), можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. Приходить к началу приёма не обязательно, так же как не обязательно находиться на приёме до его конца. Считается, однако, что приход на такой приём в начале и уход с приёма в конце является выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приёма и к представляемой им стране. И наоборот, если есть необходимость показать или подчеркнуть холодность или натянутость отношений с устроителем приёма, достаточно пробыть на нём несколько минут и, попрощавшись с хозяином и хозяйкой, уйти.

Во всех случаях официальным лицам рекомендуется не уходить с приёма раньше старших гостей.

Оставаться на приёме после указанного в приглашении времени окончания приёма не принято и является нарушением протокола.

Рассадка за столом

На официальных завтраках, обедах или ужинах рассадка за столом осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами.

Главным правилом рассадки на официальных завтраках, обедах или ужинах является строгое соблюдение старшинства церковного или общественного положения гостей. Нарушение этого основного правила рассадки может быть истолковано как сознательное нанесение ущерба престижу как лично гостя, так и Церкви, страны или организации им представляемой, что может привести к неприятным последствиям или осложнениям в отношениях.

Чтобы избежать трудностей в рассадке, рекомендуется еще до рассылки приглашений иметь представление о том, на какие места будут посажены гости. С этой целью полезно заранее составить примерный план рассадки и в случае обнаруживающихся затруднений с рассадкой внести поправки в намечаемый список приглашённых на завтрак, обед или ужин.

Во избежание ошибок в рассадке, старшинство гостей проверяется протокольной службой в соответствующих ведомствах.

Соблюдаются следующие правила рассадки: ближайшие места к хозяину и к хозяйке считаются самыми почётными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почётно. Место по правую руку (по правой стороне) почётнее места по левую руку (по левой стороне). Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной, а мужа — с женой. Женщину не сажают в конец стола, если на его торце не сидит мужчина.

Замужняя женщина имеет старшинство мужа.

Если хозяйка дома отсутствует, ее место может занять сотрудница приглашающей стороны, место напротив хозяина может быть предложено самому почётному гостю.

Иностранным гостям в равном ранге с гостями — сотрудниками приглашающей стороны — дается преимущество в рассадке.

При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями.

На время завтрака или обеда, устраиваемых в связи с двусторонним совещанием, возможна рассадка одной делегации напротив другой.

В нашей протокольной практике места переводчикам предоставляются за столом между гостями, практика в некоторых странах другая: переводчиков сажают сзади гостей.

Для того, чтобы облегчить работу по составлению плана рассадки, рекомендуется следующее: общий список гостей разбивается на две части — на список иностранных гостей и на список гостей с принимающей стороны. Оба эти списка составляются по старшинству гостей.

Затем эти оба списка сводятся в один, в том порядке, в каком примерно будут рассажены гости в соответствии с вышеприведенными правилами рассадки.

После этого на каждое лицо на небольшой карточке печатается на машинке или пишется от руки фамилия гостя. Затем, руководствуясь общим списком, последовательно, по старшинству гостей на столе карточками выкладывается вариант плана рассадки. Наиболее удачный вариант докладывается руководству.

Составление меню

При составлении меню рекомендуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и другие моменты. Было бы упущением, например, включить в меню дичь в то время, когда охота на нее в стране запрещена, или мясо — в постные дни, или свинину — когда на приёме среди гостей находятся мусульмане, и т.д. С другой стороны, гостю-вегетарианцу будет приятно, если ему подадут вегетарианское блюдо.

Если подготовка угощения не под силу, заказ делается ресторану. Выбор ресторана не должен быть случайным. Рекомендуется пользоваться услугами только первоклассных ресторанов с хорошей репутацией.

Сервировка стола

Для сервировки стола, как и вообще для организации ответственного приёма и обслуживания гостей, рекомендуется приглашать квалифицированного метрдотеля или, во всяком случае, поручать это дело знающему, опытному человеку.

Не рекомендуется создавать тесноты за столом. Теснота приводит к неудобствам как для гостей, так и для обслуживающего персонала.

Если имеется возможность, стол необходимо украсить живыми цветами.

На завтраке, обеде или ужине все блюда подаются официантами с рук. Вина также наливаются официантами, в определенной последовательности, в зависимости от подаваемых блюд.

Тосты и речи

На завтраках, обедах и других видах приёмов, организуемых по официальному поводу, может иметь место обмен тостами или речами.

На завтраках, обедах или ужинах тосты или речи произносятся после десерта (когда он съеден всеми гостями) и после того, когда всем гостям налито шампанское. Прежде чем произнести тост или речь, хозяин стола должен убедиться в этом. В зависимости от конкретного случая и от местной протокольной практики тост или речь произносятся стоя или сидя. Рекомендуется говорить ясно и, по возможности, кратко.

Для того, чтобы приём прошел четко и организовано, заранее продумывается схема проведения его. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином, время приглашения к столу и т.д. Составляется распределение обязанностей на приёме для других сотрудников принимающей стороны (направление беседы, оказание внимания определенным гостям, наблюдение по залам и т.п.).

Сотрудникам принимающей стороны надо активно помогать хозяину дома в проведении приёма, не замыкаться в обществе своих друзей.

Одежда

На каждое официальное мероприятие протокольная служба (частная протокольная практика) предписывает являться в определенной одежде. Об этом указывается в приглашении.