Организация конференций
Штаб
При организации конференций создается штаб. Начальник штаба формирует различные автономные группы по обслуживанию этого мероприятия (например: встречи и проводы, перевод, питание, автотранспорт, гостиницы, билеты, визы, документы и т.д.), работу которых он будет координировать.
Делегации и делегаты
Возникает необходимость установить старшинство делегаций и делегатов на конференции.
Для обеспечения беспрепятственного хода заседаний желательно, чтобы руководители делегаций имели эквивалентные ранги.
На официальной части конференции все делегации имеют равные права, и к ним должно проявляться одинаковое отношение. Руководители делегаций имеют право на одинаковые почести. Прения проводятся также в соответствии с этим принципом равенства, и поэтому придерживаются единственного правила расположения Церквей в алфавитном порядке официального языка конференции. Заранее условливаются, что пост председателя конференции будет занимать либо руководитель делегации той страны, на территории которой проводится данная конференция, либо руководители делегаций по принципу каждодневной ротации. Правило алфавитного порядка действует и в том случае, если заблаговременно не договариваются о какой-либо иной процедуре.
Что касается личного старшинства делегатов, принимается во внимание положение, занимаемое каждым делегатом в отдельности.
На официальных приёмах с рассадкой за столом иностранцев обычно рассаживают так, чтобы они чередовались поровну с гражданами принимающей страны.
Встреча делегатов
Ранг встречающего должен соответствовать рангу главы прибывающей делегации, иначе весь уровень визита считается заниженным.
Составлением программы визита занимается Протокольный отдел ОВЦС.
Программа визита обсуждается с прибывшими гостями, и вносятся изменения, соответственно их пожеланиям.
Службе протокола следует заранее уведомлять вышестоящее начальство о времени прибытия данной делегации. Руководителя делегации должны всегда встречать, если он прибывает обычным транспортом (поездом, пароходом, самолетом) представитель местной, сотрудник ОВЦС и сотрудник представительства его Церкви (если оно есть). Если руководитель имеет высокий ранг, его встречает председатель ОВЦС или его заместитель. Об этом должна позаботиться служба протокола ОВЦС, как и о том, чтобы на таможне оказали ему хороший приём. Также должны быть обеспечены транспортные средства. Если вместе с главой делегации прибывают другие члены делегации, им должны быть предоставлены такие же привилегии и оказан такой же приём. Процедура встречи членов делегаций, прибывающих отдельно, может быть проще, но они также, если об их приезде было сообщено заранее, должны быть встречены соответствующим лицом, которое поможет им пройти Формальности и организовать доставку их в гостиницу.
Сопровождающий иностранную делегацию должен проконсультироваться обо всех деталях в Протокольном отделе ОВЦС.
Хозяйственное обеспечение делегации
(при поездке за рубеж)
Секретарь делегации обязан проследить за тем, чтобы гостиница, выбранная для его делегации, была бы такого же уровня, как и гостиницы для других иностранных делегатов, если таковые делегаты имеются, и узнать стоимость номеров в этой гостинице. Кроме того, он должен обеспечить отдельный кабинет для руководителя делегации и рабочую комнату для других членов делегации либо в гостинице, либо в здании, где будет проходить конференция, если в данном представительстве нет надлежащих условий. Эти комнаты должны быть достаточно подготовлены, с тем чтобы в них в случае необходимости могла работать вся делегация.
Вопрос о транспорте, курсирующем между гостиницей и местом проведения конференции, следует решить заранее.
Секретарь должен позаботиться о наличии большого и соответствующим образом оснащенного зала, который бы вмещал делегацию в полном составе.
Визиты
Прибыв в столицу, руководитель делегации наносит визит в представительство своей Церкви, желательно и в представительство своей страны, и затем, не откладывая, — соответствующим органам принимающей страны. Он такие должен нанести визит или послать визитные карточки тем, кто занимался организацией его встречи. Сотрудники местного протокола определяют в соответствии с его рангом шаги, которые необходимо предпринять для этого.
Руководитель делегации договаривается также с главами других делегаций о личных встречах до начала конференции. Если он не знает языка, на котором говорят те лица, которым он будет наносить визит, то необходимо заранее позаботиться о переводчике.
Ввиду всех этих обязательных мероприятий делегации обычно принимают за некоторое время до начала конференции.
Секретарь делегации, ведающий организационными вопросами, связанными с конференцией, должен провести необходимые работы и представить руководителю делегации сразу же после его приезда проект рабочей программы. Он должен также информировать о принятых мерах по обеспечению связей с его вышестоящим начальством.
Руководители делегаций и делегаты должны связаться с различными сотрудниками секретариата конференции для того, чтобы получить необходимую дополнительную информацию, узнать о том, какие привилегии и иммунитеты им предоставляются, выяснить, на какой стадии находится работа по подготовке повестки дня, и изложить свои замечания по этому вопросу, если какая-либо организация собирается на одну из своих периодических сессий, делегаты уже должны иметь к этому моменту все основные документы, такие, как уставы, постановления и т.д.
При первом же удобном случае по прибытии руководителю делегации полезно совещание делегации. Это позволяет ему распределить между его коллегами вопросы, обсуждаемые на конференции, обсудить имеющуюся информацию или получить недостающую и, в частности, назначить тех, кто будет отвечать за правильность протоколов заседаний и официальных документов конференции.
Рассадка на конференции
План рассадки делегаций должен быть заранее согласован секретарем каждой делегации, которому надлежит удостовериться в том, что принятые решения обеспечивают представителям его Церкви и страны равноправие в ранге и обращении по отношению к другим делегациям.
Отведенные для делегаций места отчетливо обозначаются карточками с наименованием Церквей или государств.
При участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола, покрытого традиционной зеленой скатертью. Руководители делегаций сидят в центре, им ставятся стулья с высокими спинками, пресс-папье, чернильница и прочее, что секретари сочтут необходимым. Секретари располагаются в торце стола.
о о о х о о о
о о о х о о о
Порядок рассадки нескольких делегаций зависит от планировки данного зала. Во всех случаях делегации располагаются в алфавитном порядке, определяемом правилами процедуры конференции или обычаем, принятым в данной организации.
Разумно оставлять одну сторону зала свободной для прихода участников и для удобства распространения документов во время заседания.
Регламент конференции
Председательство
На первом заседании конференции, при открытии ее, которое часто бывает публичным и проходит обычно в торжественной обстановке, председательствует представитель страны, в которой проходит данная встреча.
Руководящий орган
Как правило, на конференции избирается один или несколько вице- председателей и секретарь-протоколист. Последнему поручается с помощью секретариата готовить документы, которые должны быть представлены на рассмотрение пленарного заседания, в частности, результаты работы комиссий. Он также оформляет выводы, сделанные на этом заседании, вместе с соответствующими резолюциями для последующего одобрения участвующими. Кроме того, он представляет доклады пленарному заседанию.
После создания руководящего органа председатель должен представить на рассмотрение своих коллег ряд определенных вопросов с целью заблаговременного их решения, для чего заранее необходимо подготовить предложения. Вот эти вопросы в порядке их срочности:
1) официальный язык;
2) повестка дня;
3) правила процедуры;
4) методы рабочей процедуры;
5) организация секретариата;
6) подготовка и распространение официальных документов (протоколы заседания);
7) связь с прессой.
Официальный язык
Вопрос об официальном языке, на котором будут вестись обсуждения на конференции, а также о рабочем языке или рабочих языках должен быть решен заблаговременно.
Правила процедуры
Для того чтобы иметь возможность эффективно вести прения, председателю необходимо договориться с участниками конференции о принятии определенных правил рабочей процедуры. Эти правила необходимы для того, чтобы работа конференции проходила упорядоченно. Следовательно, после решения вопроса об официальном языке и программе работы председатель обычно представляет на рассмотрение своих коллег процедурный план работы конференции. Такой план должен содержать следующее:
1) задачи данной конференции;
2) число полномочных делегатов, которые предположительно будут выступать от имени своих делегаций, и правила, касающиеся старшинства на заседаниях других членов делегаций;
3) правила голосования, в частности, указание на то, какое большинство (простое, две трети, единогласие) необходимо для принятия документов и резолюций;
4) председательство;
5) секретариат и архивы;
6) проверка полномочий (мандатов);
7) состав рабочих групп и редакционного комитета и председательство в них;
8) необходимость представления всех предложений в письменной форме;
9) правила распространения документов;
10)связь с общественностью;
11)официальные сообщения;
12)подготовка протоколов заседаний;
13)порядок, в котором делегации делают свои сообщения и правила одобрения их.
Перевод прений
Если предполагается одновременное использование нескольких языков, необходимо заранее предусмотреть и тщательно организовать устный перевод. Неоперативный характер последовательного переводы речей и выступлений привел к применению дорогостоящей системы синхронного перевода. Эта система экономит время, но, поскольку перевод не контролируется оратором, всегда имеется риск неточного перевода, что имеет серьезное значение.
Независимо от того, применяется ли система последовательного или синхронного перевода, прежде всего ее надо опробовать; надо установить контакт с переводчиками на предмет обеспечения их всем необходимым для выполнения возложенной на них задачи.
Документация
Конференции могут завершиться выработкой определенного документа. Если конференции ограничиваются рассмотрением проблем, представляющих общий интерес, их выводы могут быть оформлены в виде ряда принятых сообща резолюций.
Все эти документы базируются на протоколах различных заседаний, и одна из основных задач секретариата заключается в составлении хороших протоколов. Этой работе следует уделять максимум внимания, делегатам часто приходится ссылаться на них, и, как показывает опыт, протоколы редко бывают удовлетворительными. Неточные протоколы заседаний и документы могут только привести к возникновению недоразумений, и делегаты вынуждены будут невольно допускать неточности, употреблять двусмысленную терминологию, делать расплывчатые и неверные заявления.
Если секретариату поручено ведение протоколов заседаний, эти протоколы должны всегда содержать дату и время начала дискуссии, фамилии присутствующих членов делегаций, перечень обсуждавшихся вопросов и принятых решений и время закрытия заседания.
Если ход дискуссии должен фиксироваться подробно, стенография или магнитофон дают возможность оперативно получить полный текст прений, на основе которого, опустив неизбежные повторения, можно воссоздать для протокола точную картину дискуссии.
Если необходимо подготовить документы на нескольких языках, секретариат должен со всем вниманием проследить, чтобы они распространялись одновременно, для чего должны быть предусмотрены необходимые технические средства.
Другая важная задача секретариата в том, что касается документации, — это подготовка в ходе конференции аутентичного и окончательного документа, содержащего принятие решения, обеспечение его официального принятия и, в случае необходимости, подписания или парафирования руководителями делегации. Наблюдалось, что слишком часто решения конференций не свозятся в подписанный и признанный аутентичным документ. Поэтому секретариат должен с особым вниманием проследить, чтобы каждая делегация представила ему официальный документ, содержащий указанный текст и гарантирующий соответствие формулировок соглашений, а также чтобы каждая делегация четко подтвердила принятую на себя ответственность.
Связь с прессой
Соответствующие инстанции принимающей стороны всегда организуют пресс-службу.
Представители прессы — журналисты и фотокорреспонденты — обычно присутствуют при открытии конференций, особенно международных, которые всегда представляют интерес для информационных агентств и местных газет, поэтому они всегда должны иметь возможность пользоваться точной информацией, для чего либо организуется общая пресс-конференция, либо устраиваются неофициальные встречи с различными делегациями. Это требует заблаговременных консультаций между соответствующими официальными лицами, которые затем вносят свои предложения на рассмотрение руководителей делегаций.
Контакты между делегациями и представителями информационных агентств и корреспондентами газет всегда являются важным элементом крупных международных встреч. Необходимо заранее принять меры предосторожности, чтобы избежать такого положения, когда одна делегация сообщает информацию, которую, по мнению другой делегации, распространять не следует. Иногда руководитель делегации может пожелать сразу же по приезде сделать заявление для печати. В этом случае целесообразно поставить вопрос об этом заранее.
В этой связи следует обратить внимание делегатов на следующие моменты. Иногда заявление руководителя делегации распространяется до того, как эти заявления сделаны. Руководители других делегаций вполне справедливо могут быть недовольны такой практикой, поэтому желательно от этого воздерживаться, дисциплина в этих вопросах играет первостепенную роль. Может также возникнуть положение, когда корреспонденты, возможно, захотят задать прямые вопросы руководителю делегации. В таких случаях следует довести до сведения руководителя их намерение, с тем, чтобы это не было неожиданностью для него.
Кроме того, к руководителям или некоторым членам делегаций могут обратиться с просьбой сделать заявление для печати, радио и телевидения. В принципе они не обязаны отклонять такие просьбы, но их заявления должны быть заранее подготовлены в рамках имеющихся у них указаний.
Члены делегаций должны воздержаться от заявлений без прямого на то разрешения со стороны своего руководителя и без согласования с ним содержания и рамок таких заявлений.
Приёмы
Во время работы конференции принимающая сторона и некоторые делегации устраивают приёмы. Время и средства, которыми располагает та или иная сторона для этой цели, бывают различными на различных конференциях.
В любом случае этот вопрос необходимо изучить заблаговременно и представить подготовленное расписание приёмов на рассмотрение руководителя делегации до его отъезда на конференцию, с тем чтобы он мог предпринять все необходимое или обратиться с просьбой о внесении изменений.
По приезде руководителя делегации ему необходимо представить точное расписание приёмов вместе со списком тех лиц (членов, делегаций, представителей местных органов, печати и т.д.), которых ему надо будет пригласить. Ввиду ограниченного количества времени необходимо, чтобы большая часть этой работы была по возможности завершена до прибытия делегаций, и, в частности, чтобы уже были готовы приглашения и конверты к ним. Секретариат конференции обеспечивает рассылку приглашений и передачу ответов на них.
Со своей стороны секретариат каждой отдельной делегации должен знать, сколько будет свободного времени между заседаниями и какая будет загруженность членов делегации, с тем чтобы руководитель делегации мог установить личные контакты, которые могли бы оказаться полезными в деле обеспечения дружественной атмосферы на конференции и ее успешных результатов.
Отбытие делегатов
Порядок проводов делегатов такой же, как и при их прибытии. Если не были предусмотрены прощальные визиты, руководителю делегации должен быть представлен список лиц, которым он должен сразу же по возвращении в свою страну направить благодарственные письма или послания.
Вопросы по лекции №4
Визитные карточки
1. Понятие о визитной карточке. (Она заочно представляет своего владельца и действует от его имени).
2. В каких случаях посылаются визитные карточки и как они надписываются? (Поздравление, соболезнование, сувенир).
3. Обычная практика применения визитных карточек.
Визиты
1. Для чего необходимы визиты.
2. Какие протокольные нормы необходимо соблюдать во время визитов. (День и час, форма одежды, правила беседы, время визита — 15 мин, мебель, угощение).
Организация конференций
1. Штаб.
2. Протокольные вопросы конференции. (Язык, повестка дня, правила процедуры, секретариат, документы, связь с прессой).
|
