Планирование. Подготовка документальных публикаций включается в годовые и пятилетние планы научно-издательской (научно-исследовательской) работы соответствующих учреждений и издательств. Планы составляются по установленной форме. В соответствующих рубриках плана указывается: точное, научно сформулированное название издания, хронологические и географические рамки, ориентировочный объем и тираж, авторский коллектив, сроки подготовки и сдачи рукописи в издательство.

Включение в план работ производится по инициативе заинтересованных учреждений и организаций с учетом реальных возможностей подготовки документальных публикаций (наличие документов по теме, специалистов, издательской базы и т. д.).

На документальные публикации составляются планы-проспекты, графики работы и другие организационно-методические документы.

Совместные издания готовятся на договорных началах. Руководство учреждений-соисполнителей подписывает соответствующий документ (договор, соглашение, рабочий план), в котором предусматривается название, объем и сроки подготовки публикации, распределение обязанностей, научных командировок, финансовых расходов и т. д. между учреждениями-соисполнителями. Работа включается в планы соответствующих учреждений.

Регистрация документальных изданий. Подготавливаемые сборники документов подлежат регистрации в установленном порядке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре), которую осуществляет головная организация.

Головная организация. При наличии нескольких учреждений - участников подготовки публикации выделяется головная организация, которая координирует и контролирует выполнение согласованной программы работы, подготовку организационно-методических документов, утверждает коллектив составителей и редакторов публикации и организует работу, оказывает практическую и методическую помощь соисполнителям, проводит обсуждение и рецензирование подготовленной рукописи, заключает договор с издательством. Головная организация по заявкам и за счет учреждений - участников публикации и авторского коллектива заказывает через издательство необходимое количество экземпляров изданного сборника документов.

Формирование коллектива участников работы. Для подготовки документальной публикации создается коллектив участников работы (редколлегия и составители), количество и состав которого определяется характером издания и числом учреждений-участников.

Редколлегия публикации. Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав редколлегии включаются представители всех учреждений - участников публикации. Из их числа может быть выделен ответственный (главный) редактор. Персональный состав редколлегии (ответственный редактор) или редактор утверждается приказом головной организации.

При подготовке многотомной публикации может формироваться редколлегия издания в целом с выделением редактора для каждого тома или же - Главная редакция и редколлегия для каждого тома.

Главная редакция общесоюзной документальной серии. Научное руководство и координацию подготовки общесоюзных документальных серий осуществляет Главная редакция серии, которая формируется из представителей заинтересованных научных учреждений и ведомств.

Коллектив составителей. Для практической работы по подготовке сборника документов формируется коллектив составителей. Количество составителей определяется в зависимости от типа, объема, структуры документальной публикации и сроков ее подготовки. При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редколлегии. В коллектив составителей включаются профессионально подготовленные, квалифицированные сотрудники учреждений - участников издания. Персональный состав коллектива составителей (ответственный составитель) утверждается приказом головной организации.

Функции редколлегии. Редколлегия (ответственный редактор, редактор) организует работу по подготовке сборника документов, осуществляет контроль за ходом выполнения принятых решений и за работой коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственного составителя или редактора тома о проделанной работе. Редколлегия утверждает программу подготовки публикации, план-проспект, графики работы, рассматривает состав и содержание источников, отобранных составителями к публикации, археографическую подготовку документов к изданию, а также научно-справочный аппарат сборника, утверждает и рекомендует рукопись сборника в печать.

Редколлегия, исходя из предложений и возможностей учреждений - участников подготовки публикации, поручает подготовку проектов необходимых документов и материалов, назначает сроки их представления на рассмотрение редколлегии.

Работа редколлегии осуществляется в форме заседаний членов редколлегии совместно с составителями. Регулярность проведения этих заседаний обеспечивает должное научное руководство, оперативное и качественное решение вопросов. возникающих в процессе подготовки публикации.

Главная редакция общесоюзной документальной серии определяет программу издания и структуру серии, разрабатывает план и научно-методические принципы ее подготовки, рассматривает планы-проспекты и рукописи обобщающих томов серии, а также рукописи входящих в серию региональных сборников документов и рекомендует их к изданию, оказывает организационно-методическую помощь редколлегиям центральных и местных серийных сборников документов, проводит семинары-совещания редакторов и составителей по вопросам подготовки серийных изданий.

Функции коллектива составителей. Коллектив составителей по поручению редколлегии проводит всю практическую работу по подготовке сборника документов, готовит соответствующие материалы и предложения к заседаниям редколлегии, изучает печатные материалы и архивные фонды по теме публикации, выявляет документы, осуществляет первичный отбор и передачу текста источников, их археографическую подготовку к изданию, готовит примечания по содержанию и тексту источников, другие виды научно-справочного аппарата и приложения, ведет считку машинописных копии с оригиналами документов, вычитывает корректуру.

Ответственный составитель руководит коллективом составителей, организует его работу, распределяет между составителями обязанности и поручения редколлегии, оказывает им методическую и практическую помощь, непосредственно контролирует ход и качество выполнения запланированных работ, ведет один из разделов издания, осуществляет унификацию приемов подготовки всех частей издания, докладывает о ходе работы на заседаниях редколлегии, готовит археографическое предисловие к сборнику, участвует в решении вопросов полиграфического оформления, выбора шрифтов для выделения отдельных элементов археографического оформления документов и частей рукописи.

Протокол заседания редколлегии и коллектива составителей. Заседания редколлегии и коллектива составителей оформляются протоколами. Протокол составляется в произвольной форме и подписывается членами редколлегии или ответственным (главным) редактором и ответственным составителем. В протоколе должна содержаться информация об участниках заседания (занимаемая должность, научное звание), повестке дня заседания, принятых решениях и документах. Принятые документы (программа подготовки издания, план-проспект, график работы) даются в приложении к протоколу. Протоколы заседания редколлегии вместе с приложениями рассылаются головной организацией учреждениям - участникам подготовки данной публикации. Основными документами, регулирующими подготовку сборника документов, являются программа подготовки, план-проспект и график работы. В связи с выходом настоящих Правил и методических пособии не представляется целесообразным составление других документов при подготовке сборников, например инструкций, памяток и т. д.

Программа подготовки документальной публикации. Программа подготовки документальной публикации - документ, в котором обосновывается актуальная, научная и практическая значимость публикации, определяются задачи и цели, тип, форма, структура, характер, название, географические и хронологические рамки сборника документов, состав и содержание научно-справочного аппарата, объем, тираж, язык, сроки подготовки публикации, издательство, периодичность проведения заседаний редколлегии и коллектива составителей.

План-проспект документальной публикации. План-проспект документальной публикации - документ, в котором указываются в развернутой форме вопросы и события, подлежащие освещению в сборнике документов, отмечаются специфические особенности методики выявления, отбора, передачи текста и археографического оформления документов, определяется способ систематизации источников, подготовки научно-справочного аппарата, приводится библиография работ (сборники документов, основные монографии, труды и другие печатные издания, в том числе и периодические) по теме публикации или содержащих документы и материалы по освещаемым в сборнике проблемам, очерчивается круг архивов и других хранилищ источников (музеев, библиотек, частных собраний и т. д.), по возможности - с указанием названии и номеров фондов по теме публикации.

В процессе работы план-проспект корректируется и дополняется.

Для общесоюзных документальных серий разрабатываются специальные методические рекомендации, в которых излагается программа и структура серии, научно-методические принципы ее подготовки и особенности выявления, отбора, передачи текста и археографического оформления документов к изданию, состав и содержание научно-справочного аппарата к сборникам серии.

Программа подготовки и план-проспект составляются и утверждаются редколлегией до начала работы по выявлению документов.

В целях существенного облегчения поиска и повышения качества выявления документальных источников в архивохранилищах целесообразно к плану-проспекту приложить хронику событий, подготовленную по материалам периодической печати и опубликованным работам (монографиям, статьям и т. д.).

График работы. График работы - документ, в котором определяются место, время и очередность заседания редколлегии, этапы и виды работ, сроки присылки перечней и копий выявленных документов, других материалов, ответственные лица и даты представления разработанных по поручению редколлегии организационно-методических документов и справочных материалов (примечаний по тексту и содержанию, указателей, списков и т. д.). График работы разрабатывается ответственным составителем.

Все коррективы, изменения и уточнения, касающиеся различных вопросов подготовки, конкретных видов, этапов и сроков работы, фиксируются в протоколах заседания редколлегии и коллектива составителей.

Контроль за выполнением программы и графика работы по подготовке издания осуществляет головная организация через ответственного (главного) редактора или редактора тома и ответственного составителя.

Рецензирование рукописи сборника документов. Утвержденная редколлегией рукопись (макет) сборника документов с приложениями и научно-справочным аппаратом (указатели, составляемые по верстке, могут не представляться) направляется на внешнее рецензирование. Рукопись сборника должна иметь не менее двух внешних рецензий.

Утверждение к изданию рукописи сборника документов. Доработанная по замечаниям внешних рецензентов рукопись сборника документов выносится на обсуждение научно-совещательного органа головной организации для получения рекомендации к изданию. К рукописи сборника прилагаются две внешние рецензии и справка о доработке.

Рукописи общесоюзных серийных изданий представляются в обязательном порядке на рассмотрение Главных редакций этих серий и утверждение к изданию. Кроме двух внешних рецензий и справок о доработке к рукописи сборника прилагается рекомендация к изданию научно-совещательного органа головной организации.

Сдача рукописи в издательство и ее корректура. Рукопись сборника документов сдается в издательство в двух идентичных экземплярах, напечатанных через два интервала, включая примечания. Примечания по содержанию к каждому документу печатаются на отдельных листах. Оба экземпляра подписываются "В печать" ответственным редактором или руководителем головной организации. К рукописи прилагаются: решение научно-совещательного органа с рекомендацией к изданию, две положительные рецензии, справка о доработке рукописи по замечаниям рецензентов.

Составители читают корректуру (верстку), чистые листы и вносят необходимые исправления. Ответственный редактор (или ответственный составитель) подписывает исправленную корректуру сборника документов.

Научный отчет. После завершения подготовки рукописи документальной публикации составляется научный отчет, который оформляется в соответствии с требованиями действующего ГОСТа.